Čím dál víc lidí tráví svou prací příliš mnoho času. A i když odcházejí domů dlouho po konci pracovní doby, ani zdaleka nejsou se vším hotovi. Pokud k nim patříte i vy, zde je několik tipů, jak to změnit.
Podle Julie Morgenstern, autorky knihy Never Check E-mail In The Morning, je klíčem ke změně to, že si přiznáme, že máme více práce, než kolik na ni máme času. A že se svým časem musíme začít nakládat jinak.
Možná vás překvapí, jak plýtváte svým časem
Pokud chcete maximálně využít svůj čas strávený v práci, je nejlepší začít tím, že si ujasníte, kolik času máte na práci přiděleno a kolik práce ve skutečnosti odvádíte. Jestli máte pocit, že vás váš šéf zahrnuje neustále novými úkoly, aniž byste měli hotové ty předchozí, měli byste si popravdě přiznat, jestli se jim věnujete skutečně naplno. Podle Morgenstern jsme v práci opravdu produktivní jedině v případě, že se věnujeme jen skutečnému obsahu své práce. E-mailová komunikace, vyřizování telefonátů, nebo dokonce pracovní schůzky se do toho nepočítají. Nutí nás dělat více věcí najednou, což nenávratně snižuje kvalitu odvedené práce a oddaluje čas, kdy můžeme odejít domů.
Právě e-mail se stává jednou z největších neřestí poslední doby. Neustálé nutkání být online, abychom mohli kontrolovat svou poštu – když ne z počítače, tak z mobilu – odvádí naši pozornost od skutečných povinností. Podle Morgenstern je vyřizování elektronické pošty jedním ze světově nejrozšířenějších způsobů prokrastinace. Doporučuje, abychom se vyvarovali procházení e-mailů minimálně první hodinu po probuzení a první hodinu v práci.
Napište si seznam úkolů a zkraťte ho na minimum
Jedna z největších chyb, kterých se lidé dopouštějí, je, že na svůj seznam povinností přidávají často i bezvýznamné úkoly, se kterými pak ztrácejí čas. Díky úkolům typu označit nové šanony, objednat chlebíčky na večírek nebo vytisknout pozvánky zbytečně prodlužujete svůj seznam i pracovní dobu. Laura Vanderkam ve své knize 168 Hours: You Have More Time Than You Think píše, že klíčem je uvědomit si, co do seznamu skutečně patří – nemělo by v něm být více než pět nezbytně nutných položek. „Důkladně se zamyslete, jaké jsou vaše priority pro daný den. Je k ničemu vést si dlouhý seznam úkolů, který vás bude jen znervózňovat, protože ho do konce dne nemáte šanci splnit.“
Podle Morgenstern je užitečné mít seznam na papíře – ať už psaný rukou nebo vytištěný. Elektronická verze je riziková – snadno by vás mohla rozptýlit – například tím, že z ní utečete na internet…
Denní buzení
Budík na vašem telefonu se může ukázat jako skvělý pomocník nejenom ráno, ale i přes den v práci. Díky budíku budete mít dobrý přehled o tom, kolik času na jednotlivých úkolech trávíte a které úkoly vám ubírají nejvíce času. Můžete si například nastavit čas, během kterého se budete věnovat jednomu úkolu, a až po uplynutí tohoto času si dovolíte třeba zkontrolovat e-maily.
Naplánujte si práci na tři dny dopředu, včetně odchodu domů
Plánovat pracovní náplň daného dne na jeho začátku je pozdě. Místo toho si na konci pracovní doby vyšetřete trochu času pro naplánování aktivit na tři dny dopředu. Díky tomu budete mít lepší přehled o své vytíženosti a dokážete lépe odhadnout, jestli máte prostor pro nečekané úkoly. Kromě pracovního dne je stejně tak dobré mít naplánovaný i jeho konec. Zůstat v práci do té doby, než budete mít všechno hotové, není řešení. Pořád tu bude něco, co je třeba udělat.
Nezapomínejte na život mimo kancelář
Pokud budete zanedbávat svůj volný čas na úkor přívalů nové práce, nebudete dostatečně výkonní a ani nebudete dělat správná rozhodnutí. Jedině aktivity, které nemají nic společného s vaším zaměstnáním, vás dokážou dostatečně osvěžit a dodat energii na další den. Je důležité věnovat se svým zájmům a také lidem z jiného než pracovního prostředí, kteří vaše myšlenky dokážou nasměrovat jiným směrem. „Konec pracovního dne je něčím, co má smysl,“ říká Laura Vanderkam. „Nejvýkonnější lidé, které znám, mají důvod chtít odejít z práce v pět odpoledne.“
Čtěte také:
Dělat víc věcí najednou ničí vaši produktivitu a i váš mozek
