Jestli v téhle chvíli víte aspoň o jednom e-mailu, který jste už dávno měli poslat – včera, před týdnem, nebo dokonce před měsícem – nejste výjimkou. Asi všichni z nás máme na krku několik zpráv, které už dlouho čekají na vyřízení.
Přesto si na ně obvykle vzpomeneme až těsně předtím, než večer upadneme do spánku. A zároveň si v daný moment slíbíme, že to bude první věc, kterou ráno uděláme. Jenže čas plyne a nakonec je jasné, že odpovědět po takové době je už skoro trapné. Nebylo by lepší předstírat, že zpráva od dotyčného spadla do spamu?
Rozhodně ne. Pro ulehčení téhle situace pro vás máme několik šablon, které vám jednak zachrání pověst profesionála a zároveň zajistí, aby měl příjemce pro vaše zpoždění větší pochopení.
Čtěte také: 6 způsobů, jak efektivně používat Gmail
- Pro „přátelské“ e-maily, které technicky nevyžadují odpověď
Odkládat odpověď na tyhle typy e-mailů je opravdu snadné už proto, že vaše každodenní povinnosti mají obvykle přednost. Věřte ale tomu, že je lepší poslat pozdní reakci než nikdy neposlat žádnou. Dejte si jen pozor, abyste svou upřímnou omluvu nesmrskli do jedné věty a zároveň dotyčnému dokázali, že i přes toto zpoždění vás stále zajímá jako člověk.
Ahoj Lucko,
díky moc za milou zprávu z minulého měsíce. Máš pravdu, pro náš tým bylo určitě skvělé, že nás ve svém článku zmínil Forbes. Od té doby máme v práci mazec, což je důvod, proč ti odpovídám s takovým zpožděním – omlouvám se.
Slyšela jsem, že vaše firma nedávno rozjela nové marketingové oddělení. To je super, gratuluji! Jak to všechno probíhá?
Ještě jednou děkuji a doufám, že se zase někdy setkáme.
S pozdravem
Eva
Když vás někdo požádá o informaci nebo pomoc a vy zapomenete odpovědět (nebo to odložíte, protože na to nikdy není správný čas), můžete se cítit docela provinile. Ukažte, že nejste nevychovanci, a dejte najevo, že teď uděláte, co budete moci, abyste dotyčnému pomohli.
Dobrý den, Petře,
minulý měsíc jste se mě zeptal, zda neznám někoho, kdo pracuje v agentuře XY, a omlouvám se, že jsem neodpověděla dříve! Stále se snažíte získat kontakt na nějakou osobu z této firmy? Právě jsem prohledala své kontakty a objevila pár lidí, kteří Vám mohou pomoci. Dejte mi vědět, pokud chcete, abych Vám některé z nich představila.
Jestli je cokoli dalšího, co pro Vás mohu udělat, zeptejte se. Slibuji, že příště se vynasnažím být rychlejší!
Eva
- Když máte jen špatné zprávy
Je neuvěřitelně snadné odložit odpověď, která pro dotyčného znamená špatnou zprávu (a najít pro to milion důvodů). Jednou tu „náplast“ ale strhnout musíte. Nejprve se omluvte, pak vysvětlete situaci a nakonec se pokuste pomoci.
Ahoj Katko,
doufám, že se Vám daří dobře a že Váš poslední semestr na univerzitě začal skvěle. Přijměte mou upřímnou omluvu, že jsem Vám dříve neodpověděla ohledně Vašeho návrhu vykonávat u nás dálkovou stáž.
Po zvážení celé věci dospěl náš tým k závěru, že to nebude fungovat – spousta naší vzájemné komunikace se odehrává na osobní bázi a nebyli bychom rádi, pokud byste o to musela přijít. Nicméně Vás považujeme za velmi talentovanou a motivovanou ženu a byla bych velmi ráda, pokud bych se dozvěděla o jiné společnosti, která by mohla využít Vaší nabídky a které bych Vás mohla doporučit. Dejte mi vědět, jestli o to máte zájem.
S pozdravem
Eva
Pro všechny rozmanité zprávy, o nichž uvažujete stylem „ach bože, už jim vážně musím odpovědět“, můžete pro začátek použít tuto šablonu.
Milý Danieli,
když jsem procházela poštu, uvědomila jsem si, že jsem Vám nikdy neodpověděla ohledně […]. Je mi upřímně líto, že jsem míček nechala na svém hřišti – příště si dvakrát zkontroluju, zda jsem Vám poslala odpověď, aby se to už neopakovalo.
Po schůzce s týmem XY jsme se nakonec rozhodli pokračovat s původním plánem, o kterém jsme diskutovali na naší březnové schůzce.
Ještě jednou se omlouvám.
Eva
