Nekonečné to-do listy nás nutí dělat více věcí najednou, což většinou nedopadne dobře, míní autor knihy Personal Kanban: Mapping Work, Navigating Life Jim Benson. Řešením, které by vám mělo pomoci všechny pracovní a osobní aktivity zvládnout lépe a efektivněji, je podle něj osobní Kanban systém.
Kanban japonsky znamená cedule nebo billboard a je to koncept spjatý s výrobou v automobilce Toyota. Tamní způsob produkce, zavedený ve 40. letech 20. století, měl za úkol na linkách udržovat jen takové množství součástek, které bylo ještě možné kontrolovat, a zároveň měl zabránit přetížení systému.
To podle Bensona potřebuje i naše hlava. Osobní Kanban systém stojí na dvou principech: prvním je vizualizace práce, druhým stanovení limitů na úkony, které lze dělat najednou.
Jeho aplikace do praxe je jednoduchá:
1. Ať už pracujete z domova, nebo v kanceláři, najděte si tabuli či nástěnku, na kterou můžete lepit nebo připínat lístečky. Prostor rozdělte do tří kolonek: „Úkoly“, „Dělám“ a „Hotovo“.
2. Na lístečky si sepište všechny úkoly, které vás ten den čekají. Každému můžete přiřadit jinou důležitost podle toho, jak moc spěchá. Barvami lístků můžete rozlišit osobní a pracovní záležitosti. Všechny dejte do sloupce „Úkoly“.
3. Z kolonky „Úkoly“ vyberte maximálně tři úkoly, na které se během stanoveného časového limitu budete soustřeďovat. Ideálně si vyberte úkol jen jeden. Dejte ho do sloupce „Dělám“.
4. Jakmile budete mít dokončeno, převeďte úkol do kolonky „Hotovo“ a do sloupce „Dělám“ dostaňte další úkol.
V sekci „Dělám“ můžete mít průběžné kontrolování e-mailu a práci na konkrétním projektu. Pokud pracujete z domova, můžete do tohoto sloupce přidat například praní prádla.
Důležité je, abyste nástěnku s úkoly měli stále před sebou. Bude vám připomínat, na co se máte soustřeďovat a k čemu byste naopak odbíhat ještě neměli. A hlavně, ukáže vám, že multitasking z vás produktivního člověka neudělá.
Myslíte si, že na vás bude Kanban systém fungovat, nebo jste ho už vyzkoušeli? Dejte nám vědět na [email protected] nebo se o to podělte v naší facebookové skupině. Mimochodem, už odebíráte náš newsletter?
