Jak správně odpovídat na pracovní e-maily? Je potřeba být neustále na příjmu a co do e-mailu nikdy nenapsat? Taky to řešíte? Pak pro vás máme, respektive podnikatelka Ivanka Trump, pár rad, jak vyřizovat e-maily (hlavně ty pracovní) efektivně a s grácií.
Na tyto a podobné otázky totiž dcera Donalda Trumpa a viceprezidentka Trump Organization nedávno odpovídala na svém webu, kde poskytuje rady na nejrůznější témata od toho, co na sebe, jak cvičit, až po tipy, jak skloubit práci a rodinný život.
„Ivanka se e-maily hodně zabývá, týdně jich dostává stovky,“ píše se na webu. Podnikatelka, která se věnovala i modelingu, má na zvládnutí své pošty prý tato tři základní pravidla – pište krátké a zdvořilé zprávy, delší konverzace vyřizujte jinak než po e-mailech a (skoro pokaždé) si předtím, než půjdete spát, e-mailovou schránku pročistěte.
Kromě toho ale Trump také odpovídala na konkrétní dotazy čtenářů. A tohle jsou její odpovědi:
Čte zaměstnavatel mé e-maily?
Pravděpodobně ne, minimálně ne pravidelně. Ale právo na to má. Pokud nějaký zaměstnanec opustí práci za podivných okolností, zajisté se do jeho pošty podívají. Osobně do e-mailu nepíšu nic, co bych si nepřála číst na titulní straně New York Times.“
Nakolik neformální může být pracovní e-mail?
Je třeba oprostit se od návyků, které máte z komunikace se svými přáteli. Emotikony do pracovní pošty rozhodně nepatří. Stejně tak nejrůznější familiární výrazy.
Čtěte také: Kde nakupovat, pít a jíst v Miami. Ta nejlepší místa vám ukáže Ivanka Trump
Často jsem v kopii e-mailu rozesílaného několika lidem. Mám se zapojovat do konverzace?
Občas to vypadá, že se svoji pracovní výkonnost snažíme projevit skrze e-maily. Neustálé reakce jsou však spíš únavné než užitečné. Pokud váš šéf nepotřebuje vědět, že jste e-mail zaznamenali, neodpovídejte. Fráze typu „ok“ nebo „děkuji“ jsou k ničemu. Pokud nemáte ke konverzaci relevantní komentář, je lepší do ní nijak nepřispívat.
E-maily od svého šéfa dostávám v jakoukoli hodinu. Existuje něco jako „e-mailová pracovní doba“, nebo na ně musím odpovídat hned?
To závisí jen na povaze vaší práce a dohodě s vaším šéfem. Pokud se ve své pozici cítíte jako otrok své pošty, promluvte si o tom. Je nutné, aby váš nadřízený hned na začátku řekl, co od vás očekává – pokud chce okamžitou reakci, řekne vám to. Pokud vám od něj chodí e-maily o půlnoci, může to být tím, že na ně nikdy jindy nemá čas (tak jako já), a čeká od vás odpověď až následující ráno.
Jaké je hlavní pravidlo pro vytřídění došlé pošty?
Odhlaste se z odebírání newsletterů.
Když mě šéf o něco požádá, mám mu odepsat hned? Nebo počkat, až budu mít splněno? Nebo obojí?
Pokud e-mail přišel jenom vám, tak byste měli odpovědět ihned. Pokud vám šéf nedá přesný časový rozvrh, navrhněte, dokdy úkol splníte. Projevíte tím svůj proaktivní přístup a ujasníte si, jestli jste s načasováním na stejné vlně.
Kdy je lepší někomu napsat e-mail a kdy raději zatelefonovat?
E-maily jsou nejvhodnější pro plánování a logistiku – telefony jsou lepší na samém začátku obchodního vztahu kvůli seznámení, pokud není možné osobní setkání. V každém případě je nutné vyvarovat se emocí. Vyjednávat doporučuji zásadně osobně. E-maily totiž zvýhodňují slabší stranu – dávají čas na pečlivé rozvážení odpovědi.
Co je v e-mailu nepřípustné?
Často se mi stává, že dostanu e-mail, ve kterém je mé jméno v jiném písmu než ostatní text. Stává se to častěji, než byste čekali, hlavně když někdo rozesílá stejný mail několika lidem a snaží se ho personalizovat tím, že tam nakopíruje jméno. Takové e-maily rovnou mažu.
