Je čas si přiznat, že po létě a dovolených obvykle nejsme odpočatější a nabití novou energií. Naopak jsme si přes prázdniny zvykli na pomalejší tempo. Jenže teď je tady září se všemi jeho novými projekty a povinnostmi, které je třeba udělat, protože se blíží byznysově nejdůležitější období v roce – Vánoce.
Zvládnout se to dá jedině tak, že si zavedete vlastní systém a nezapomenete ani v tom nejvíce stresujícím čase na sebe. Ze všech obecně známých pouček, manažerských pravidel a vychytávek usnadňujících život, kterých jsou všude mraky, jsme vybrali ty nejjednodušší, ale zároveň nejefektivnější.
1) Plánujte
Ať už jde o to-do-list, nebo kalendář, vždy byste měli mít absolutní přehled o všem, co vás čeká. Správné plánování jednotlivých aktivit je pak klíčem k úspěchu. Myslete přitom střízlivě a nepřeceňujte se.
Naplánujte si jen tolik schůzek a tolik úkolů, na které vám bude stoprocentně stačit energie i čas, který chcete nebo můžete ten den práci věnovat. Počítejte také s tím, že každý den se stane ještě něco nad rámec toho, co jste si naplánovali, a tak si vždy vytvořte časovou i mentální rezervu.
2) Dávejte a chtějte termín
Bez termínu není úkol, to je stará známá věc. Pokud zadání dáváte vy, stanovte jasný termín. Pokud jej dostáváte, termín si vyžádejte.
V opačném případě se úkol dostává až na samý konec seznamu, protože jednoduše nepřijde den, kdy by měl prioritu. Ideální termín obsahuje nejen datum, ale i hodinu.
3) Pracujte se dvěma termíny
Opisujte od Elona Muska, který má vždy dva různé termíny. Jeden pro sebe, ten druhý, pozdější, oznámí klientům, kolegům nebo veřejnosti. Získává tak časovou rezervu pro případ, že by se něco pokazilo, nestihlo nebo zapomnělo.
Pracujte tak i naopak – pokud někomu práci zadáváte, chtějte ji vypracovanou o pár dní dříve, než je skutečně potřeba. Prostě pro jistotu.
4) Nechce se vám? Začněte tím nejtěžším
Knihy věnující se efektivitě práce a time managementu se neshodují v tom, kterou položkou z to-do-listu bychom měli ráno začít. Tou nejnáročnější, nebo naopak nejsnadnější? Záleží na tom, co vás vlastně čeká.
Všechny vaše úkoly zaberou zhruba stejný čas? Začněte tím, který nejvíce odkládáte a do něhož se vám chce ze všech nejméně. Jakmile ho splníte, spadne vám kámen ze srdce a hned dostanete mnohem větší chuť do práce.
5) Máte toho hodně? Začněte tím nejlehčím
Pokud ale naopak máte dlouhou řadu úkolů, z nichž některé zaberou pár minut, zatímco jiné i několik hodin, začněte ráno těmi nejkratšími. Jakmile si ze seznamu rychle odškrtnete dva tři úkoly, mozek dostane signál, že vám to jde pěkně od ruky, a plný energie bude spolupracovat i při řešení náročnějších položek.
6) Osvojte si pravidlo dvou minut
Někdy se stane, že před sebou suneme i naprosto triviální úkoly, přestože jejich řešení zabere jen chviličku. Aby se to nestávalo, naučte se oblíbené pravidlo Davida Allena, autora knihy Getting Things Done.
Když přijde úkol, jehož splnění nezabere víc než dvě minuty, všeho nechte a udělejte jej rovnou. Protože vás výrazně nezdrží, nemá smysl psát jej na to-do-list a zbytečně tak rozšiřovat seznam povinností.
7) Schovejte telefon
Ve chvílích, kdy potřebujete něco vymyslet, napsat, spočítat nebo vytvořit, schovejte telefon. Studie Texaské univerzity prokázala, že pokud je v místnosti telefon, schopnost soustředit se se snižuje.
Mobil zkrátka představuje silné lákadlo, které odvádí naši pozornost, a je přitom úplně jedno, že máte vypnuté zvonění a všechny notifikace. Možná ho tím spíš berete do ruky pro případ, že vám něco uteklo. Kromě toho, uvědomit si, že nemusíte brát každý telefonát, který zazvoní, je velmi úlevné.
8) Utečte před narušiteli
Není to však jen telefon, co nás odvádí od rozdělané práce. Někdy jsou to kolegové v kanceláři, kteří si chtějí povídat nebo řešit jejich pracovní úkoly. Rozptylovat vás ale může i samota při home officu, kdy v rámci prokrastinace chcete dělat všechno ostatní, jen ne pracovat.
Ve chvíli, kdy vás něco vyruší z hluboké práce, trvá až dvacet minut, než se zase začnete soustředit. Proto se v takových chvílích vyplatí utéct – v práci si najděte klidný kout nebo se na chvíli zavřete do zasedačky, z domova naopak utečte třeba do kavárny, kde vám nezbyde nic jiného než pracovat.
9) Udělejte si čas na sebe
V obdobích, kdy je toho hodně, byste se neměli soustředit jen na to, jak všechnu práci zvládnout, ale také jak přitom nepodlehnout stresu, který může narušit vaše výkony, vztahy a v dlouhodobém horizontu i zdraví.
Proto je ve stresových obdobích naprosto zásadní vyhradit si čas na sebe. V něm byste měli odpočívat, ale také se pravidelně hýbat a pobývat na čerstvém vzduchu. To všechno jsou ty nejjednodušší cesty, jak si zajistit klidné nervy i odolnost a pracovní výkonnost. Klidně se vraťte k bodu jedna a do kalendáře si vyznačte čas na trénink nebo procházku.
10) Řekněte si o pomoc
A když už práce bude opravdu víc, než je ve vašich silách, řekněte si o pomoc. Obraťte se na kolegy, na nadřízeného, ale třeba i na klienty, kterým byste nikdy neměli dopředu slibovat nic, co není ve vašich silách.
Pokud není v práci nikdo, kdo by vám mohl pomoct, zkuste zajistit vytvoření nového pracovního místa nebo jen dočasné stáže. Variantou může být třeba i virtuální asistentka nebo někdo z vašeho okolí, jemuž zadáte práci, kterou sami nezvládáte, a domluvíte se s ním na odměně.
