Čím to je, že někdo nedokáže přijít na schůzku tak, aby na něj ostatní nečekali? Pokud i vám dělají pozdní příchody problémy a akademická čtvrthodinka je vaše druhé jméno, začtěte se do následujících tipů, jak s tímto neduhem skoncovat.
Omluvit se druhému, když ho necháte chvíli čekat, je sice hezké, ale někdy může těch několik minut prostoje způsobit mnohem víc než jen kyselý obličej protistrany. A pokud chodíte pozdě pravidelně, dost možná už jste zažili, že zpoždění zavinilo třeba změnu vašich celodenních plánů nebo dokonce plánů životních.
Pokud vám ujede vlak, dá se to řešit poměrně snadno, pokud ale přijdete pozdě na důležitou schůzku s klientem, podpis smlouvy nebo třeba na pohovor do vysněné práce, omluva v tomto případě jistě stačit nebude. Pokud se ale máte něco odnaučit, musíte nejdřív vypátrat jádro problému.
Co je příčinou?
Čím to tedy je, že nikdy nedorazíte včas? „Opozdilci často nemají zvládnuté základní organizační návyky. Typicky se to projevuje jako špatné plánování nebo podceňování množství času, který jim zaberou aktivity před odchodem či odjezdem na schůzku,“ vysvětluje Daniel Gamrot, odborník na produktivitu a time management.
Částečně za to ale může i naše povaha: „Lidé, kteří mají rádi systém, jsou pečliví a vše plánují s předstihem, chodí pozdě zřídka. Sami to nesnášejí a představa, že přijdou někam pozdě, je děsí. Naopak lidé, kteří srší nápady, jsou tvůrci a systém je svazuje, chodí pozdě často,“ upřesňuje Jan Dolejš, CEO společnosti Digiskills a lektor osobní produktivity.
Podle odborníků se ona vysněná dochvilnost hodně týká i osobních hodnot a priorit. „Pro někoho chození včas není klíčové a přikládá mu nižší hodnotu. Prostě upřednostňuje jiné věci před dochvilností,“ konstatuje Gamrot.
Příliš optimistický odhad času
Ač se to zdá zvláštní, třeba konkrétně odhad času máme opravdu každý jiný. Této problematice se před dvaceti lety věnovali na univerzitě v San Diegu. Profesor Jeff Conte provedl studii, jíž se zúčastnilo téměř 200 řidičů newyorského metra. Zjistilo se, že někteří nedokázali přijet včas do zastávky, protože jejich vnímání času se výrazně lišilo od těch ostatních.
Někteří řidiči vnímali podle výzkumů jednu minutu jako 58 sekund, zatímco jiní jako 77 sekund. Rozdíl devatenácti sekund je možná zanedbatelný, ale pokud ho násobíte několikrát během dne, ve výsledku to dělá několik minut a nakonec i opravdu velké zpoždění.
Špatný odhad času ale není jediným viníkem. „Možná neumíte říkat ne, nebo si plánujete příliš mnoho aktivit. Důvodů může být více, ale pokud příčinu nezjistíte, nedokážete zlozvyk změnit,“ upozorňuje Jan Dolejš. V momentě, kdy příčinu znáte, můžete podnikat malé krůčky ke zlepšení.
Jak se tedy otravného zlozvyku zbavit?
Pokud máte pocit, že s pozdními příchody musíte přestat teď hned, můžete zkusit osobní výzvu. „Dočasným řešením může být externí motivace – ať už pozitivní, či negativní. Zaplatit určitý obnos pokaždé, když přijdete pozdě na schůzku. To může přinést krátkodobé výsledky, dlouhodobě to ale není správná strategie,“ upozorňuje Jan Dolejš.
Daniel Gamrot doporučuje naučit se návyk ve čtyřech krocích. První krok: rozhodnutí. „Udělejte si z chození včas prioritu. Nejen u pracovních schůzek, ale vždy, když máte někam dorazit. Prostě tak, ať jste s včasnými příchody co nejvíce v kontaktu.“ Druhý krok nazývá zpětnou vazbou. Zeptejte se ostatních, kteří na vás čekají, jak to vidí oni. „Třeba bude pro vás jejich odpověď silný hnací motor,“ nabádá.
Třetím krokem je plánování: „Dáváte si do kalendáře schůzky? Fajn, dejte si tam i cestu na schůzky. Mně to pomohlo začít chodit raději dříve než včas či pozdě.“ A čtvrtý bod? „Vytvořte si návyk dorazit raději o deset minut dříve než včas. A podle toho plánujte cestu.“
Návyky jsou ale běh na dlouhou trať. Pokud se o nich chcete dozvědět více a zlepšit své dovednosti, přečtěte si knihu Jamese Cleara Atomové návyky. V knize se mimo jiné dozvíte, jak se zbavit letitých zlozvyků a získat dobré návyky, jak se díky každodenní změně o jediné procento zlepšovat nebo jak si udělat na nové návyky čas.
Nastavte si priority
Naučit se chodit včas zkrátka nepůjde samo a rozhodně to nebude hned. Teď se bude vyžadovat trpělivost zase od vás. „S klienty v takových případech pilujeme jednotlivé disciplíny jako prioritizaci, organizaci aktivit, optimalizaci (odmítání, delegování, automatizaci), práci s energií, plánování, rozhodování, soustředění, schopnost jednat, dovednost vytváření nových návyků… Je toho hodně, proto bych začal u jedné z těchto disciplín,“ doporučuje Gamrot.
Konkrétně důraz na prioritizaci klade i Jan Dolejš: „Nemá smysl hledat nejlepší aplikace na ukládání a správu úkolů, dokud nemáte jasno, co jsou vaše hlavní priority. U každého úkolu, který se k vám dostane, musíte učinit jednoduchou úvahu – má smysl této aktivitě věnovat čas? Dokážete bez následků přežít, pokud úkol nesplníte? Nebude lepší se věnovat něčemu důležitějšímu?“
Dělat několik věcí najednou zkrátka nemá smysl. Raději si sepište seznam úkolů a ke každému si nastavte časový limit. A co se plánování času týče, raději si na konkrétní činnosti vyhraďte více času, pak se vám nestane, že nestíháte.
Jak se omluvit a odejít?
A co dělat, když máte několik schůzek hned za sebou? „Jakmile se mi na sebe schůzky lepí nebo nedejbože překrývají, mám zaděláno na průšvih. A platí to i pro online mítinky. Fajn novinkou v digi kalendářích je funkce, která automaticky vytvoří časovou rezervu. Místo hodinové schůzky naplánuje padesát minut. A není třeba na to myslet,“ doporučuje Daniel Gamrot.
A pokud časovou rezervu nemáte? „Dejte to všem vědět předem a vysvětlete důvod. Buď ještě před schůzkou, nebo při zahájení. Během mítinku pak sledujte čas a aktivně se snažte ukončit potenciální diskuse, které se mohou přelít do času pro další schůzku, na které máte být,“ doplňuje odborník.
