Zřejmě i v roce 2026 strávíte více než jeden celý měsíc sezením na schůzkách. Nebo je zkusíte trochu zefektivnit. Díky lepší organizaci navíc může každý váš mítink nejen být kratší, ale také přinášet jasné výsledky.
Podle aktuálních Meetings Statistics and Facts, které každoročně vydává výzkumná společnost Market.Biz, stráví většina z nás tři až čtyři hodiny denně na schůzkách. Při pětidenním pracovním týdnu to znamená, že jsme mítinkům loni obětovali zhruba 38 dní.
Děsivé, že? Podle stejného zdroje si 67 procent zaměstnanců myslí, že na schůzkách zbytečně ztrácejí čas, a polovina se domnívá, že mítinky často trvají déle, než je nutné. Zajímavá je totiž také informace, že vysoce výkonné organizace tráví na schůzkách o dvacet procent méně času než méně produktivní firmy.
Něco podobného potvrzuje i po celé desetiletí prováděný výzkum publikovaný v Journal of Business Research. Podle něj se produktivita zaměstnanců zvýšila o sedmdesát procent, když se počet mítinků o čtyřicet procent zredukoval. Nejvyšší čas s tím něco udělat.
1) Mítink snižuje IQ
Pokud jste vy sami pořadatelem dané schůzky, nejdřív ze všeho zvažte, zda se kvůli problému, který máte na srdci, opravdu musí svolat celý tým. Nestačí jen vybrat jednotlivce, jemuž zadáte přípravu řešení, případně si sednete jen s tím jedním kolegou?
Transcript of the Royal Society of London připomíná, že pokud se na něčem podílí celý tým, IQ v něm automaticky klesá o patnáct procent. Jinými slovy, jakmile vejdete na mítink, stáváte se hloupějšími.
2) Připravte si strukturu
Když už vyhodnotíte, že se schůzka nebo porada musí konat, mějte pro to jasný důvod. Stanovte tedy jasné téma či problém, který je potřeba nejen probrat, ale ideálně vyřešit, a srozumitelně, nejlépe jednou krátkou větou, ho shrňte ostatním, ať mají jasnou představu.
Zvažte také, kdo je na schůzce opravdu potřeba. Nikdo by neměl chybět, ale ani přebývat. Přidejte rovněž časový plán a sami pro sebe si pak vytvořte body, podle nichž budete na schůzce postupovat, abyste došli k řešení.
3) Podklady potřebujete ještě před schůzkou
Pokud k hledání řešení na schůzce potřebujete informace od kolegů, poproste je o ně předem a zajistěte, že se dostanou ještě před setkáním ke všem, kdo je potřebují, aby učinili rozhodnutí, kvůli němuž se scházíte. Jestliže chcete, aby na schůzce každý představil svůj návrh řešení, také o tom kolegy informujte dopředu, ať i oni mají šanci se připravit, poskytnout kompletní argumentaci a zároveň si svůj příspěvek strukturovat.
Když už vyhodnotíte, že se schůzka musí konat, mějte pro to jasný důvod.
To všechno šetří čas – nejen na samotném setkání, ale také předejdete tomu, že schůzka plodí další schůzku, protože jste se v jednom bodě zasekli a kvůli nedostatku informací se museli setkat znovu.
4) Krátké info stačí zavolat
Brendon Burchard zmiňuje ve své knize High Performance Habits zvyky, se kterými ke každé schůzce přistupuje Oprah Winfrey. Na začátku se vždy zeptá, jaký je účel a proč je to důležité. Pokud by v odpovědi bylo něco jako „informace, shrnutí nebo diskuse“, bude schůzku považovat za bezpředmětnou.
Jak říká Burchard: „Úspěšní lidé nečekají s problémy nebo nápady až na pondělí, řeší věci hned.“ Proto ve firmě zvažte všechny pravidelné porady.
5) Začněte vždy včas
Šetříte tak čas všech zúčastněných, ale také zajistíte, že setkání přinese lepší výsledky. Podle studie z Journal of Organizational Behavior jsou schůzky, které začnou o deset minut později, o třetinu méně efektivní.
Je to logické – ti, kdo přišli včas, se tak nestihnou naštvat a přemýšlet, co ještě mohli udělat, kdyby nemuseli čekat. Navíc většina lidí má po jedné schůzce naplánované další nebo potřebují stihnout i jiné věci. Ke konci vaší porady tak budou spíš než produktivně chrlit nápady vystresovaně přemýšlet, jak se jim bortí program.
6) Vyřešeno za dvacet minut
Schůzka nemusí vždy trvat hodinu, nebo dokonce dvě jen proto, že jste zvyklí si je tak zadávat do kalendáře. Naopak spoustu času ušetříte, když dopředu realisticky zvážíte, na co stačí dvacet nebo třicet minut, trvání schůzky předem oznámíte a pak jej také dodržujete.
7) Co bude dál?
Zmíněný Burchard také připomíná, že dobré schůzky končí rozhodnutím. Co. Kdo. Kdy. Jak. Jasný směr, jasný plán, jasné další kroky.
Je jasné, že největší vliv na efektivitu schůzek má ten, kdo je pořádá, ale dokonce i když jste ten, kdo je častěji pozvaným než organizátorem, můžete do slepého schůzkování přinést trochu světla.
I vy se můžete ptát, jestli jste na dané schůzce opravdu potřeba, když se vás z dvaceti probíraných bodů týká jeden. Můžete se ptát, proč se koná a co si máte připravit, během schůzky se vždycky můžete ozvat a usměrnit hovor zpět k tématu. Třeba se to od vás ostatní také naučí.
